Nu je droom van een eigen webshop in fashion eindelijk is uitgekomen, wil je er natuurlijk wel voor zorgen dat alles op rolletjes loopt. Niet alleen het aantrekken van klanten, maar ook het bijhouden van de administratie is van belang. Hier zitten bovendien ook enkele regeltjes aan verbonden. Zo eist de Belastingdienst dat digitale facturen 5 tot 7 jaar beschikbaar moeten zijn.
We kunnen het ons goed voorstellen dat je als beginnend ondernemer niet goed weet welke documenten bewaard moeten blijven en in welke vorm. Zet je alles digitaal in je administratie? Of kies je er voor om belangrijke documenten uit te printen? In dit artikel leggen we uit waar je op moet letten bij het bewaren van belangrijke documenten als ondernemer én hoe je dit moet aanpakken.
Wat moet zeker bewaard blijven?
Allereerst is het natuurlijk belangrijk om te weten welke documenten zeker bewaard moeten blijven. Zo kan je alvast wat orde scheppen in de papierhandel. De volgende zaken moet je zeker bewaren (dit mag zowel digitaal als op papier):
- Kasadministratie: hierbij kan je denken aan alle uitgaven die je zelf verricht om je bedrijf te kunnen laten groeien. Denk bijvoorbeeld aan materialen om kleding van te maken. Bewaar de bonnetjes van contante uitgaven. Doe dit natuurlijk ook als je contant een betaling binnen krijgt.
- In- en verkoopadministratie: dit zijn zowel de facturen die jij zelf verzonden hebt als de facturen die je zelf ontvangen hebt.
- Agenda’s: dit kan handig zijn om te bewijzen dat je op een bepaalde dag daadwerkelijk op die meeting aanwezig was (denk hierbij vooral aan benzinekosten).
- Overeenkomsten en contracten die met derden zijn gemaakt. Heb je bijvoorbeeld personeel aangenomen om de enorme drukte in de webshop te handhaven? Dan stel je uiteraard ook een contract op. Het is niet alleen belangrijk voor die persoon om deze te bewaren, maar ook om dit zelf te doen.
- Correspondentie
Printen?
Als ondernemer is het prettig om over een eigen printer te beschikken. Het zal vaak gebeuren dat je voor het werk dingen moet printen. Zeker bij een webshop. Denk alleen maar aan het printen van labels, facturen en dergelijke. Dan is de kans groot dat het aantal printjes al enorm hoog is per maand. Maar moet je ook extra printen voor het bewaren van administratie?
In de regel geldt dat alle belangrijke gegevens in de originele vorm worden bewaard. Dit betekent dat facturen die je digitaal ontvangt, ook digitaal mogen blijven. Papieren facturen moet je ook als dusdanig bewaren. Natuurlijk is het wel toegestaan om bepaalde gegevens in verschillende vormen te bewaren.
Je mag digitale gegevens dan ook zeker printen als je dit zelf prettiger vindt. Sommige ondernemers geven hier de voorkeur aan, omdat ze de administratie zo op meerdere plekken kunnen bij houden. Bovendien is het afdrukken van belangrijke documenten (als je het met regelmaat doet) zo gedaan.
Print je erg veel voor je werk? Denk er dan eens over na om een printabonnement af te sluiten. Hier ben je over het algemeen veel goedkoper mee uit dan wanneer je continu losse cartridges koopt.
